Foire aux questions

Bilan et Suivi

Comment sélectionner les items à surveiller (les marqueurs) ?

Les étoiles vous permettent de mettre en relief les éléments que vous jugez importants pour vos prochaines séances.

Les étoiles “Mémo” sont les éléments dont vous souhaitez vous rappeler mais que vous n’avez pas besoin de réévaluer comme par exemple le motif de consultation, le côté atteint ou l’anamnèse…

Les étoiles “Suivi” sont les éléments dont vous souhaitez réévaluer lors de vos prochaines séances comme par exemple l’EVA, les facteurs aggravants ou améliorants. Ce sont ces éléments que vous retrouverez automatiquement dans votre Note de séance.

Comment importer des photos dans Kobus ?

Vous pouvez importer des photos en cliquant sur la trombone. Votre image sera automatiquement intégrée à votre bilan ou Note de séance et sera disponible dans la Galerie.

Pour les retrouver, il suffit de cliquer sur l’onglet “Galerie”.

 

 

Comment retrouver la photo prise avec la goniométrie sur photo ?

Lorsque vous utilisez la goniométrie sur photo avec Kobus, le résultat (le chiffre) est reporté automatiquement dans le bilan et la photo n’est pas conservée (pour éviter d’alourdir votre stockage sur le logiciel, entre autres). 

Si vous souhaitez garder une photo de votre patient pour lui montrer son évolution, il vous suffit de prendre un photo en utilisant le module photo classique ?

Peut-on faire des vidéos en ralenti avec Kobus ?

Vous pouvez faire des vidéos directement avec Kobus ou alors importer des vidéos (ralenties ou non) faites hors de Kobus (avec Darthfish ou Hudl par exemple, qui sont des logiciels qui permettent de faire cela très bien, avec une version gratuite !).

Comment modifier la date et le nom d'un bilan

Vous pouvez modifier le nom et la date du bilan. Depuis la rubrique “Patients” :

▶️ Sélectionnez le patient

▶️ Onglet document du patient

▶️ Cliquez sur les tris petits points sur le bilan à droite

▶️ Cliquez sur le bouton “Modifier date/nom”

Comment supprimer un bilan ?

Vous pouvez supprimer le bilan. Depuis la rubrique “Patients”,

▶️ Sélectionnez le patient

▶️ Cliquez sur l’onglet “Documents du patient”

▶️ Cliquez sur les trois petits points sur le bilan à droite

▶️ Cliquez sur “Supprimer le bilan

Comment revenir sur un bilan et le modifier ?

Depuis la Rubrique “Patients”:

▶️Sélectionnez le patient

▶️ Cliquez sur l’onglet “Documents du patients” ▶️Cliquez sur bouton “Ouvrir” sur le bilan ▶️Modifiez/ajoutez ou supprimez les éléments

▶️Cliquez sur le bouton”Valider le bilan” pour enregistrer vos modifications.

 

Comment faire une note de séance/suivi ?

La Note de Séance intervient après un premier bilan.

Dans l”onglet “Patients”à suivre :

▶️ Sélectionnez le patient

▶️ Cliquez sur “Note de séance”

Réévaluez vos items clés :

▶️ Cliquez sur “Valider la note” pour enregistrer votre Note de Séance

Vous retrouverez ainsi l’évolution de vos items dans le tableau de bord

Comment faire un bilan intermédiaire ?

La Note de Séance intervient après un premier bilan.

Le bilan intermédiaire que vous pourrez utiliser en bilan de sortie (ou bilan final) est une recopie de votre bilan. Vous pourrez ainsi modifier rapidement les éléments sans avoir à tout reprendre.

Dans le tableau de bord de votre patient :

▶️ Cliquez sur “Nouveau bilan”

▶️ Sélectionnez “Copie du bilan (pour bilan intermédiaire ou final)

▶️ Ajoutez,modifiez ou supprimez les items et Cliquez sur “Valider le bilan”

Comment dessiner la douleur (Bodychart) ?

Depuis la rubrique “Patient” :

▶️ Créez le patient

▶️ Cliquez sur “Nouveau bilan”

▶️ Sélectionnez le bilan

▶️ Sélectionnez le body chart

▶️ Dessinez avec la couleur

▶️ Cliquez sur la flèche en haut à gauche pour valider le dessin et revenir sur le bilan

Comment coter une EVA ?

Depuis la rubrique ” Patient”:

▶️ Créez le patient

▶️ Cliquez sur “Nouveau bilan”

▶️ Sélectionnez le le bilan

▶️ Choisissez entre une réglette chiffrée ou une réglette sans les chiffres

Comment faire la différence entre les bilans "Les Essentiels" et les autres ?

Il s’agit d’une nouvelle gamme de bilans sortie en juin dernier.

Les essentiels sont des bilans plus synthétiques et simples tout en étant très complets.

Comme leur noms l’indiquent, nous ne gardons que l’essentiel. Cela ne vous empêchera pas pour autant de garder une flexibilité : vous pouvez, ajouter ou supprimer des items afin de l’adapter à votre utilisation.

Comment créer un patient ?

Depuis la rubrique ” Patient” :

▶️ Cliquez sur “Nouveau Patient”

▶️ Saisissez les informations du patient. Seuls le prénom et le nom sont obligatoires. Le reste est totalement optionnel.

▶️ Cliquez sur “Créer le patient”

Vous retrouverez les informations saisies dans le tableau de bord

Comment ajouter un item non proposé dans le bilan ?

Depuis la rubrique ” Patients” :

▶️ Sélectionnez le patient

▶️ Cliquez sur “Nouveau bilan”

▶️ Cliquez sur “Ajouter un item”

▶️ Sélectionnez l’item

▶️ Cliquez sur “Ajouter au bilan”

Comment mettre un code couleur sur les patients ?

Depuis la rubrique ” Patients” :

Depuis la rubrique ” Patients” :

▶️ Sélectionnez le(s) patient(s)

▶️ Cliquez sur la palette de peinture

Comment supprimer un item ?

Depuis la rubrique ” Patients” :

Depuis la rubrique ” Patients” :

▶️ Sélectionnez le patient

▶️ Sélectionnez le bilan

▶️ Appuyez longuement sur l’item pour le supprimer

 

Comment créer un item personnalisé ?

Depuis la rubrique ” Patients” :

▶️ Sélectionnez le patient

▶️ Sélectionnez le bilan

▶️ Cliquez sur “Ajouter un item”

▶️ Cliquez sur “Créer un nouvel item”

▶️ Sélectionnez la méthode de saisie

▶️ Cliquez sur “OK”

▶️ Cliquez sur “Ajouter au bilan”

L’item apparaîtra souligné en vert.

 

Comment synchroniser et à quoi sert la synchronisation ?

Depuis la rubrique ” Patients” :

▶️ Cliquez sur la petite bulle rouge sur la colonne bleu à gauche de votre écran (si vous utilisez un ordinateur) ou en bas à droite de l’écran (si vous utilisez une tablette ou un téléphone portable).

La synchronisation permet d’enregistrer vos données sur le serveur pour les sécuriser et de les récupérer ensuite sur un autre appareil, en faisant une nouvelle synchronisation.

Comment retrouver les explications de tests ?

Depuis la rubrique ” Patients” :

▶️ Sélectionnez le patient

▶️ Sélectionnez le bilan

▶️ Cliquez sur l’onglet déroulant au niveau des test

▶️ Cliquez sur l’icône qui se trouve à gauche de l’étoile suivi

Vous trouverez  le nom, le but, la manœuvre, la positivité et la valeur clinique.

Vous retrouverez également une petite vidéo explicative du test pour vous accompagner.

 

Comment générer une fiche exercices pour mes patients ?

La fiche exercices reprend uniquement les prescriptions d’exercices que vous pourrez envoyer par mail à votre patient.

Depuis le tableau de bord de votre patient :

▶️ Aller dans l’onglet “Documents du patient”

▶️ Cliquez sur “Exporter” et sélectionnez uniquement les items sur les exercices du patient

▶️ Cliquez sur le bouton générer le document en haut à droite

Export de documents

Comment générer un pdf ?

Vous avez la possibilité d’exporter tous vos documents de Kobus sous format PDF.

Depuis le tableau de bord de votre patient :

Allez dans l’onglet “Documents du patient”

▶️ Cliquez sur “Exporter” et choisissez le format PDF

▶️ Sélectionnez ou désélectionnez les items que vous souhaitez garder ou masquer en fonction de votre interlocuteur
▶️ Cliquez sur le bouton “Générer le document” en haut à droite

 

Comment générer un courrier rédigé ?

Le courrier est un élément pré-rédigé que vous pourrez envoyer directement au médecin prescripteur

Vous avez la possibilité d’exporter tous vos documents de Kobus sous format Word.

Depuis le tableau de bord de votre patient :

▶️ Allez dans l’onglet “Documents du patient”
▶️Cliquez sur “Exporter” et choisissez le Format “courrier éditable Word”
▶️ Sélectionnez ou désélectionnez les items que vous souhaitez garder ou masquer en fonction de votre interlocuteur
▶️ Cliquez sur le bouton “Générer le document” en haut à droite

 

Comment configurer son compte de messagerie sécurisée avec Kobus ?

Depuis la rubrique “Paramètres” dans l’onglet “Mes informations”:
▶️ Cliquez sur le bouton configurer dans la partie “mon compte de messagerie sécurisée”
▶️ Saisissez votre nom et prénom
▶️ Sélectionnez votre adresse dans la liste

 

Comment faire le premier export avec la messagerie sécurisée avec Kobus ?

Depuis le tableau de bord de votre patient :

▶️ Cliquez sur l’onglet “Documents du patient”
▶️ Cliquez sur “Exporter” et choisissez l’option “messagerie sécurisée”

▶️ Cliquez sur “Configurer un compte de messagerie sécurisée”

▶️ Saisissez votre nom et prénom

▶️ Sélectionnez votre nom dans la liste

▶️ Saisissez votre code pin

▶️ Sélectionnez ou désélectionnez les items que vous souhaitez garder ou masquer en fonction de votre interlocuteur

▶️ Cliquez sur le bouton “Générer le document” en haut à droite

▶️ Saisissez l’adresse mail du destinataire

Votre message est prêt à être envoyé !

 

 

Peut-on personnaliser son modèle de courrier / d'export ?

Pour l’instant, ce n’est pas possible de personnaliser votre modèle. En revanche, vous pouvez bien entendu choisir les items de votre bilan (ou de votre suivi) qui seront dans votre export (en sélectionnant / désélectionnant). 

Si la mise en page actuelle des exports ne vous convient pas totalement, vous pouvez vous créer votre propre modèle de courrier sur un word (hors de Kobus) et ensuite quand vous exportez votre bilan Kobus, vous choisissez le format “courrier éditable” et vous pouvez ensuite copier coller les élements importants de votre bilan, depuis l’export word Kobus vers votre modèle de courrier tout fait. Cela vous évite de refaire de la mise en page à chaque fois smile

Comment ajouter ses photos sur l'export du bilan ?

Lorsque vous exportez un document (bilan ou suivi) sur Kobus, vous pouvez sélectionner les éléments que vous voulez mettre dans l’export. Par défaut, les photos, images et graphiques sont dé-sélectionnées (sauf le schéma du coprs humain ou bodychart qui est directement sélectionné).

Si vous souhaitez que ces photos / images / graphiques apparaissent dans votre export, il suffit de cliquer dessus (elles sont tout en bas de la sélection des items) et ensuite, cliquer sur “générer un document”.

Attention : le bodychart est sélectionné par défaut, pensez donc à le désélectionner si besoin. 

Pour exporter avec des images, vous aurez besoin d’une connexion internet.

Gestion Patients

Comment archiver ou désarchiver un patient ?

Depuis la rubrique”Patients”:

▶️ Cliquez sur l’icône de l’archivage (le dernier bouton à droite)

Si vous souhaitez archiver plusieurs patients en même temps:

▶️ Sélectionnez les patients que vous souhaitez archiver
▶️ Cliquez ensuite sur le bouton “Archiver” en haut de l’écran

Pour désarchiver:

▶️ Cliquez sur le bouton “Dossier archivés”
▶️ Sélectionnez le(s) patient(s) que vous souhaitez désarchiver
▶️ Cliquez sur le bouton “désarchiver”

 

Comment partager un patient ?

Depuis la rubrique”Patients”:

▶️ Cliquez sur l’icône de partage

▶️ Ajoutez une adresse email

▶️ Ajoutez et sélectionnez l’adresse mail

▶️ Cliquez sur le bouton “envoyer”

 

Comment activer le partage automatique des patients ?

Le partage de dossiers patients vous permet de suivre les patients de vos collègues quand ils sont absents (en vacances par exemple). Vous pourrez ainsi consulter tous les documents créés par vos collègues (sans pouvoir les supprimer ou les modifier), en créer d’autres et prendre des notes.

Depuis la rubrique”Options de partage” :

▶️ Sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez inclure dans le partage automatique

▶️ Cochez la case dans la partie “Attestation”

▶️ Cliquez sur “J’applique les modifications à l’équipe de soin”

▶️ Cochez la case dans la partie “Confirmation personnelle de partage automatique”

▶️ Cliquez sur “J’applique les modifications à l’équipe de soin”

 

Peut-on importer les patients depuis son logiciel de gestion ?

Ce n’est pas possible. En revanche, sachez que seuls le nom et le prénom du patient sont obligatoires dans Kobus pour vous éviter au maximum la double saisie !

 

Mon Compte Kobus

Comment m'abonner ?

Connectez-vous sur votre compte(kobusapp.com) sur le site. Vous pouvez vous abonner en cliquant sur l’onglet “Je m’abonne”.

Vous pouvez choisir votre formule mensuelle sans engagement ou annuelle mensualisée sur douze mois. (La petite astuce : la formule annuelle vous fait gagner trois mois, malin ! )

 

Comment parrainer un collègue / ami ?

En parrainant un proche, vous et lui gagnez chacun un mois gratuit sur votre abonnement !

Connectez-vous sur votre compte(kobusapp.com) sur le site. Depuis la rubrique Accueil, vous pouvez cliquer sur le bouton “Je parraine”  et là vous renseignez le prénom et le mail de votre filleul.

Celui-ci va recevoir un mail avec un code de parrainage à utiliser lors de son abonnement (remise immédiate d’un mois d’abonnement).

Dès que votre filleul s’abonne, vous recevrez un mail informatif et votre prochain mois d’abonnement vous sera automatiquement offert ?

 

Comment réinitialiser ou changer de mot de passe ?

Vous pouvez le faire à partir de l’application ou sur le site internet.

▶️ Cliquez sur “Connexion”

▶️ Cliquez sur le bouton “Mot de passe oublié”

▶️ Saisissez votre adresse mail

▶️ Cliquez sur le bouton “Envoyer”

 

Comment ajouter des utilisateurs autorisés ?

Sur l’application, dans l’onglet qui porte vos initiales :

▶️ Cliquez sur “Gestion des utilisateurs”

▶️ Saisissez l’adresse mail de l’utilisateur de Kobus

▶️ Cliquez sur ” Envoyer l’autorisation”

Chaque utilisateur recevra un lien pour valider son compte et confirmer sa connexion sur cet ordinateur.

Comment changer le mail pour se connecter sur Kobus (sur la version ordinateur) ?

Sur la version ordinateur, pour changer le mail de connexion, il faut autoriser le nouveau mail (pour des raisons de sécurité). Rassurez-vous, cela n’est à faire qu’une seule fois ?

Pour cela, il faut donc se connecter avec le compte configuré actuellement sur l’ordinateur (si c’est un compte qui n’a plus accès à Kobus, écrivez-nous à contact@kobusapp.com et nous vous ouvrirons l’accès temporairement !) et ensuite faire la procédure “Utilisateurs Autorisés” :

▶️ Cliquez sur le bouton avec vos initiales sur le bandeau bleu en bas à gauche de votre écran

▶️ Cliquez sur “Gestion des utilisateurs”

▶️ Saisissez l’adresse mail de l’utilisateur de Kobus

▶️ Cliquez sur ” Envoyer l’autorisation”

Chaque utilisateur recevra un lien pour valider son compte et confirmer sa connexion sur cet ordinateur.

Comment exporter ses données (Excel) ?

Depuis le site https://kobusapp.com :

▶️ Connectez-vous

▶️ Cliquez sur “sécurité et données”

▶️ Cliquez sur “Je lance l’export”

▶️ Cliquez sur “J’exporte”

Vous recevrez vos données par mail sous le format excel.

Peut-on récupérer ses données si on se désabonne ?

Oui bien sûr, vous pouvez le faire en exportant toutes vos données sous format excel (donc ré-utilisable en informatique) – voir “Comment exporter ses données (Excel) ?”.

Si besoin, nous pouvons également vous redonner un accès de quelques jours au logiciel pour exporter des pdf.

Par ailleurs, sachez que les données de vos patients vous (et leur) appartiennent donc c’est une obligation légale de vous les rendre (un logiciel, quelqu’il soit, ne peut pas ne pas vous rendre ces données).

 

Personnalisation

Comment personnaliser un bilan ?

Depuis votre ordinateur dans la rubrique”Créateur” :

▶️ Sélectionnez le bilan à personnaliser

▶️ Saisissez le nom de vos onglets

▶️ Vous pouvez dupliquer ou supprimer les items

▶️ Vous pouvez nommer vos items en changeant le titre (à droite)

▶️ Sélectionnez les différents composants de votre bilan

 

 

 

Comment créer votre modèle de bilan ?

Depuis la rubrique”Patients”:

▶️ Cliquez sur “Nouveau modèle”

▶️ Saisissez le nom de vos onglets

▶️ Sélectionnez les différents composants de votre bilan (Structure, items, etc..)

▶️ Vous pouvez nommer vos items en changeant le titre (à droite)

▶️ Vous pouvez dupliquer ou supprimer les items

▶️ Cliquez sur “Enregistrer”

 

 

Comment ajouter des déblocages d'items dans votre modèle personnalisé ?

Les déblocages correspondent à la possibilité de faire apparaître un item uniquement lorsqu’on coche une réponse d’un autre item (ex : “récidive” > je coche OUI > cela fait appraître l’item “nombre de récidive”). Pour l’instant, ce n’est malheureusement pas encore possible (mais nous y travaillons !). 

En attendant, vous pouvez utiliser les “onglets déroulants” : ceux-ci ne s’ouvrent que si vous cliquez dessus (cela permet de mimer l’idée de “je coche oui et un autre item apparait”).

Autres

Comment faire le choix d’un appareil compatible avec Kobus ?

Kobus App a été conçue pour être utilisée sur certains Supports (mobiles, tablettes et ordinateurs) dont les caractéristiques techniques minimales sont les suivantes :

▶️ Android : version 5.0 ou ultérieure, 2Go de mémoire vive minimum, 16 Go de stockage

▶️ iOS : ipad et iphone, version OS 9 ou ultérieure, 2Go de mémoire vive minimum, 16 Go de stockage

▶️ Windows : Windows 7 ou supérieur, 512Mo mémoire vive, 200Mo de stockage disponible, résolution d’écran 1280×720, processeur Intel i3 ou équivalent

▶️ Mac : Mac OS X 10.11 ou supérieur, 512Mo mémoire vive, 200Mo de stockage disponible, résolution d’écran 1280×720, processeur Intel i3 ou équivalent

L’éditeur recommande les caractéristiques techniques suivantes pour plus de performance et une meilleure expérience lors de l’utilisation de l’Application :

▶️ Android : tablette avec une version 5.0 ou ultérieure, 3Go de mémoire vive et 32 Go de stockage

▶️ iOS : ipad avec une version OS 9 ou ultérieure, 3Go de mémoire vive et 32 Go de stockage

▶️ Windows : Windows 7 ou supérieur, 2Go mémoire vive, 200Mo de stockage disponible, résolution d’écran 1280×720, processeur Intel i5 ou équivalent

▶️ Mac : Mac OS X 10.11 ou supérieur, 2Go mémoire vive, 200Mo de stockage disponible, résolution d’écran 1366×768 ou +, processeur Intel i5 ou équivalent

Comment s'assurer de la recevabilité du bilan par la sécurité sociale ?

L’exigence de la sécurité sociale est assez basique : ils souhaitent qu’il y ait une trace écrite du bilan et que celui couvre les gênes, déficiences et handicaps du patients. Ensuite, ils apprécient également (mais pas obligatoire) de voir les tests / échelles recommandés par la HAS (comme Tinetti, Constant etc).

Si vous faites un bilan avec Kobus, il est donc totalement acceptable pour la sécurité sociale !

Est-ce que je dois recueillir le consentement de mon patient avant d’utiliser Kobus ?

Les données que vous collectez sur vos patients doivent être conservées pour une durée déterminée. Il est recommandé de conserver les dossiers patients pendant 10 ans, car ils sont indispensables en cas d’action en responsabilité professionnelle (Article L1142-28 du Code de la Santé Publique)

Combien de temps doit-on conserver les données des patients ?

Les données que vous collectez sur vos patients doivent être conservées pour une durée déterminée. Il est recommandé de conserver les dossiers patients pendant 10 ans, car ils sont indispensables en cas d’action en responsabilité professionnelle (Article L1142-28 du Code de la Santé Publique)

Peut-on utiliser Kobus sans accès à internet ?

Oui, vous pouvez l’utiliser sans internet. Vous aurez besoin d’internet uniquement pour exporter vos documents, synchroniser et partager des dossiers patients.
Sur la version téléphone et tablette, vous avez besoin d’un accès internet pour vous connecter à Kobus tous les 3 à 4 jours pour des raisons de sécurité et d’authentification.
Sur la version ordinateur, vous avez toujours besoin d’un accès à internet pour vous connecter à Kobus (une fois connecté, Kobus continue à fonctionner même si vous n’avez plus internet).

Comment retrouver mes bilans, faits sur ordinateur, sur tablette ?

Pour retrouver vos bilans sur la version tablette de Kobus, il suffit de synchroniser. Dans un premier temps, synchronisez sur l’ordinateur afin de sauvegarder vos données. Vous pouvez ensuite synchroniser sur votre tablette afin de récupérer les éléments sauvegardés depuis votre ordinateur.

Comment est élaboré le contenu des bilans ?

Le contenu est développé par notre équipe scientifique de kinésithérapeutes en interne. Elle travaille en collaboration avec des instituts de formation, des associations de kinésithérapie, des experts de leurs domaines et également des utilisateurs.

Notre objectif est que le contenu soit :

* le plus à jour et le plus pointu possible : notre directeur scientifique, Benoit Sibileau (kinésithérapeute et co-fondateur de Kobus) fait un travail de veille permanent jour pour garantir la pertinence du contenu et intégrer les avancées de la recherche

* utilisable au quotidien : nous ne faisons pas un logiciel pour des chercheurs mais pour des cliniciens, qui n’ont pas beaucoup de temps au quotidien !

Notre façon de travailler est une démarche de co-conception donc n’hésitez pas à nous faire vos retours (critiques, demandes d’ajouts, précisions,…) ?

Comment insérer ses bilans Kobus dans son logiciel de gestion ?

Vous pouvez tout à fait mettre vos bilans et suivis, réalisés sur Kobus, dans votre logiciel de gestion.

Sachez néanmoins que ce n’est pas une obligation pour la facturation (vous pouvez facturer votre bilan sans l’avoir mis dans votre logiciel de gestion). Il suffit de préciser dans votre logiciel de gestion qu’un bilan existe et de conserver votre bilan de façon sécurisée (comme c’est le cas sur Kobus).

Pour joindre votre bilan à votre logiciel de gestion, la démarche à suivre est comme suit :

Sur ordinateur : Aller dans Documents du patient > exporter > choix du format(pdf/word) > générer le document. Le document s’enregistre automatiquement sur votre ordinateur dans vos documents dans le dossier “Kobus”. Vous pouvez joindre ce document à votre logiciel de gestion, en faisant un import de pièce jointe dans votre dossier patient.

Sur mobile : Documents > exporter > le choix du format (pdf/word) > cliquer sur la coche en haut à droit > télécharger

Une fois le document téléchargé sur votre téléphone, vous pouvez joindre ce document à votre logiciel de gestion, en faisant un import de pièce jointe dans votre dossier patient.

Sur tablette : Documents > exporter > le choix du format (pdf/word) > cliquer sur la coche en haut à droit > copier vers Pages. Une fois le document téléchargé sur votre tablette, vous pouvez joindre ce document à votre logiciel de gestion, en faisant un import de pièce jointe dans votre dossier patient.