Politique de confidentialité

Charte relation à la protection des données à caractère personnel des utilisateurs

1. Définition et nature des données à caractère personnel

Lors de votre utilisation de l’application mobile/ordinateur et du site www.kobusapp.com (ci-après : l’« Application »), nous pouvons être amenés à vous demander de nous communiquer des données à caractère personnel vous concernant, afin d’utiliser les services proposés par Kobus Tech.

Dans le cadre de la présente charte, le terme « données à caractère personnel » désigne toutes les données qui permettent d’identifier un individu, ce qui correspond notamment à vos nom, prénoms, genre, adresses postales et de courrier électronique, numéros de téléphone, numéro de sécurité sociale, profession, photographies, vidéos, données relatives à vos transactions sur l’Application, relevé d’identité bancaire, loisirs, ainsi que tout autre renseignement que vous choisirez de nous communiquer à votre sujet.

Kobus Tech se réserve le droit de créer une base de données anonymisée de ses utilisateurs issue notamment des dossiers de leurs patients.

Dans le cas où elle choisirait de créer une telle base de données, Kobus Tech s’engage à en informer préalablement les utilisateurs par email en respectant un délai minimum d’un (1) mois avant sa mise en place.

Les utilisateurs pourront alors s’opposer à une telle utilisation de leurs données en exerçant leur droit d’opposition par email adressé à Kobus Tech à l’adresse administratif@kobustech.com avant l’expiration du délai d’un (1) mois précité.

Ainsi, toutes les données patients d’un utilisateur ayant exercé son droit d’opposition ne seront jamais utilisées par Kobus Tech sous forme anonymisée pour alimenter sa base de données.

L’utilisateur a la possibilité de retirer son opposition à tout moment en adressant un email à Kobus Tech à l’adresse précitée.

2. Objet de la présente charte

La présente charte a pour objet de vous informer sur les moyens que nous mettons en œuvre pour collecter vos données à caractère personnel, dans le respect le plus strict de vos droits.

Nous vous indiquons à ce sujet que nous nous conformons, dans la collecte et la gestion de vos données à caractère personnel, à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, dans sa version actuelle (ci-après : la « Loi Informatique et Libertés »), ainsi que le règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après : le « RGPD »).

3. Identité du responsable de la collecte de données 

Le responsable de la collecte de vos données à caractère personnel est la société Kobus Tech, société par actions simplifiée, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le n° 822 111 993, ayant son siège social 19, rue Massenet – 92310 Sèvres (ci-après : « Nous »).

Kobus Tech agit en qualité de sous-traitant en ce qui concerne la collecte des données personnelles des patients des utilisateurs, dont ces derniers sont les responsables de traitement.

4. Délégué à la protection des données

Nous avons nommé un délégué à la protection des données, dont les coordonnées sont les suivantes :

BOLD Avocats

Le Garage Central
19, rue des Petites-Écuries
75010 Paris
T : 33 (0) 1 53 42 63 00
F : 33 (0) 1 53 42 13 63
E-mail : dpo@wearebold.co

5. Collecte des données à caractère personnel 

Les fondements légaux de notre collecte de vos données personnelles sont les suivants :

  1. L’intérêt légitime lorsque vous nous fournissez volontairement des données à caractère personnel lors de votre visite sur notre Application, les données étant alors collectées pour nous permettre de mieux répondre à vos demandes d’information sur nos services et de vous envoyer notre newsletter lorsque vous êtes un professionnel.
  2. Votre consentement s’agissant l’envoi de notre newsletter, ainsi que des cookies de réseaux sociaux, des cookies publicitaires et des cookies Google Analytics visés à l’article 11.
  3. Cette collecte est nécessaire afin d’exécuter le contrat conclu lorsque vous utilisez nos services sur notre Application.

 Vos données à caractère personnel sont collectées pour répondre à une ou plusieurs des finalités suivantes :

  1. Gérer votre accès à certains services accessibles sur l’Application et leur utilisation,
  2. Effectuer les opérations relatives à la gestion des clients concernant les contrats, commandes, livraisons, factures, programmes de fidélité, suivis de la relation avec les clients,
  3. Constituer un fichier de membres inscrits, d’utilisateurs, de clients et prospects,
  4. Adresser des newsletters, sollicitations et messages promotionnels. Dans le cas où vous ne le souhaiteriez pas, nous vous donnons la faculté d’exprimer votre refus à ce sujet lors de la collecte de vos données;
  5. Élaborer des statistiques commerciales et de fréquentation de nos services,
  6. Gérer la gestion des avis des personnes sur des produits, services ou contenus,
  7.  Gérer les impayés et les contentieux éventuels quant à l’utilisation de nos produits et services,
  8. Personnaliser les réponses à vos demandes d’information,
  9. Respecter nos obligations légales et réglementaires.

Nous vous informons, lors de la collecte de vos données personnelles, si certaines données doivent être obligatoirement renseignées ou si elles sont facultatives. Les données obligatoires sont nécessaires pour le fonctionnement des services. Concernant les données facultatives, vous êtes entièrement libre de les indiquer ou non. Nous vous indiquons également quelles sont les conséquences éventuelles d’un défaut de réponse.

6. Destinataires des données collectées

 Auront accès à vos données à caractère personnel :

  1. le personnel de notre société, les services chargés du contrôle (commissaire aux comptes notamment) et nos sous-traitants ;
  2. lorsque vous souscrivez aux services proposés par Apple : Le traitement mis en œuvre par Apple est soumis à la politique de confidentialité de celle-ci accessible à l’adresse https://www.apple.com/legal/privacy/fr-ww/.
  3. Peuvent également être destinataires de vos données à caractère personnel les organismes publics, exclusivement pour répondre à nos obligations légales, les auxiliaires de justice, les officiers ministériels et les organismes chargés d’effectuer le recouvrement de créances.

7. Cession des données à caractère personnel

Vos données à caractère personnel ne feront pas l’objet de cessions, locations ou échanges au bénéfice de tiers. 

8. Durée de conservation des données à caractère personnel

  1. Concernant les données relatives à la gestion de clients et prospects : 
    Vos données à caractère personnel sont conservées pendant la durée strictement nécessaire à la gestion de notre relation commerciale avec vous.
    Concernant d’éventuelles opérations de prospection qui vous seraient destinées, vos données pourront être conservées pendant un délai de 3 (trois) ans à compter de la fin de la relation commerciale.
    Les données permettant d’établir la preuve d’un droit ou d’un contrat, devant être conservées au titre du respect d’une obligation légale, le seront pendant la durée prévue par la loi en vigueur.
    Les données à caractère personnel relatives à un prospect, non client, pourront être conservées pendant un délai de 3 (trois) ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect.
    Au terme de ce délai de 3 (trois) ans, nous pourrons reprendre contact avec vous pour savoir si vous souhaitez continuer à recevoir des sollicitations commerciales.
  2. Concernant les données relatives au profil des patients :
    Dans le cas où l’utilisateur a accepté la collecte de ses données patients au sein de la base de données anonymisée de Kobus Tech, ces données sont conservées pendant un délai de 10 (dix) ans à compter de leur collecte.
  3. Concernant les données relatives aux cartes bancaires :
    Les transactions financières relatives au paiement des achats et des frais via l’Application, sont confiées à un prestataire de services de paiement qui en assure le bon déroulement et la sécurité.
    Pour les besoins des services, ce prestataire de services de paiement peut être amené à être destinataire de vos données à caractère personnel relatives à vos numéros de cartes bancaires, qu’il recueille et conserve en notre nom et pour notre compte.
    Kobus Tech ne conserve aucune coordonnée bancaire, à l’exception de données anonymisées (les 4 derniers chiffres de l’IBAN et/ou de la carte bancaire, et la date d’expiration de cette dernière).
    Pour vous permettre de réaliser régulièrement des achats ou de régler les frais afférents sur l’Application, vos données relatives à vos cartes bancaires sont conservées pendant le temps de votre inscription sur l’Application et à tout le moins, jusqu’au moment où vous réalisez votre dernière transaction.
    En ayant coché sur l’Application la case expressément prévue à cet effet, vous nous donnez votre consentement exprès pour cette conservation.
    Les données relatives au cryptogramme visuel ou CVV2, inscrit sur votre carte bancaire, ne sont pas stockées.
    Si vous refusez que vos données à caractère personnel relatives à vos numéros de cartes bancaires soient conservées dans les conditions précisées ci-dessus, nous ne conserverons pas ces données au-delà du temps nécessaire pour permettre la réalisation de la transaction.
    En tout état de cause, les données relatives à celles-ci pourront être conservées, pour une finalité de preuve en cas d’éventuelle contestation de la transaction, en archives intermédiaires, pour la durée prévue par l’article L 133-24 du Code monétaire et financier, en l’occurrence 13 (treize) mois suivant la date de débit. Ce délai peut être étendu à 15 (quinze) mois afin de prendre en compte la possibilité d’utilisation des cartes de paiement à débit différé.
  4. Concernant la gestion des listes d’opposition à recevoir de la prospection :
    Les informations permettant de prendre en compte votre droit d’opposition sont conservées au minimum 3 (trois) ans à compter de l’exercice du droit d’opposition.
  5. Concernant les cookies :
    La durée de conservation des cookies visés à l’article 11 est de 13 (treize) mois.

9. Sécurité

Nous vous informons prendre toutes précautions utiles, mesures organisationnelles et techniques appropriées pour préserver la sécurité, l’intégrité et la confidentialité de vos données à caractère personnel et notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès. Nous recourrons également à des systèmes de paiement sécurisé conformes à l’état de l’art et à la réglementation applicable.

A ce titre, nous vous informons respecter les mesures de sécurité mises en place par notre prestataire d’hébergement de vos données, la société Online.net, dont les mesures sont accessibles en annexe du présent document.

10. Hébergement

 Nous vous informons que vos données sont conservées et stockées, pendant toute la durée de leur conservation sur les serveurs de la société Online.net, situés en France et aux Pays-Bas dans l’Union européenne.

Kobus Tech s’engage à assurer l’hébergement des données de santé des patients qui aura été préalablement autorisé par les utilisateurs, par un prestataire d’hébergement agréé de données de santé à caractère personnel au sens des dispositions de l’article L. 1111-8 du Code de la santé publique, exerçant son activité conformément aux usages de la profession et à l’état de l’art.

Vos données ne feront l’objet d’aucun transfert en dehors de l’Union européenne dans le cadre de l’utilisation des services que nous vous proposons.

11. Cookies

Les cookies sont des fichiers textes, souvent cryptés, stockés dans votre navigateur. Ils sont créés lorsque le navigateur d’un utilisateur charge un site internet donné : le site envoie des informations au navigateur, qui créé alors un fichier texte. Chaque fois que l’utilisateur revient sur le même site, le navigateur récupère ce fichier et l’envoie au serveur du site internet.

Les Cookies déposés par notre site ont une ou plusieurs des finalités suivantes :

  • Permettre aux utilisateurs de bénéficier des services proposés
  • Personnaliser les services offerts
  • Optimiser l’expérience utilisateur
  • Analyser de manière globale l’utilisation de l’Application dans l’optique d’améliorer les services proposés
  • Les Cookies dits « Nécessaires » ayant pour seul objectif d’assurer le fonctionnement du site et de vous fournir les services demandés ne sont pas soumis à l’obtention de votre consentement.

Les autres Cookies ne seront en revanche déposés sur votre terminal que si vous acceptez les termes de leur utilisation en poursuivant votre navigation sur notre site.

Vous pouvez à tout moment choisir d’activer ou désactiver ces Cookies, et ce gratuitement, sachant que cela pourra avoir pour conséquence de réduire ou empêcher l’accès à tout ou partie des services que nous proposons. 

On peut distinguer différents types de cookies, qui n’ont pas les mêmes finalités :

  • Les cookies techniques sont utilisés tout au long de votre navigation, afin de la faciliter et d’exécuter certaines fonctions. Un cookie technique peut par exemple être utilisé pour mémoriser les réponses renseignées dans un formulaire ou encore les préférences de l’utilisateur s’agissant de la langue ou de la présentation d’un site internet, lorsque de telles options sont disponibles.
    Nous utilisons des cookies techniques. Vous pouvez faire opposition à l’utilisation de ces cookies.

  • Les cookies marketing peuvent être créés par les plateformes sociales pour permettre aux concepteurs de sites internet de partager le contenu de leur site sur lesdites plateformes. Ces cookies peuvent notamment être utilisés par les plateformes sociales pour tracer la navigation des internautes sur le site internet concerné, qu’ils utilisent ou non ces cookies. Le but est par exemple d’afficher du contenu qui vous intéresse spécifiquement.
    Nous utilisons des cookies marketing. Vous pouvez faire opposition à l’utilisation de ces cookies.
    Nous vous invitons par ailleurs à consulter les politiques de protection de la vie privée des plateformes sociales à l’origine de ces cookies, pour prendre connaissance des finalités d’utilisation des informations de navigation qu’elles peuvent recueillir grâce à ces cookies et des modalités d’exercice de vos droits auprès de ces plateformes.

  • Les cookies publicitaires peuvent être créés non seulement par le site internet sur lequel l’utilisateur navigue, mais également par d’autres sites internet diffusant des publicités, annonces, widgets ou autres éléments sur la page affichée. Ces cookies peuvent notamment être utilisés pour effectuer de la publicité ciblée, c’est-à-dire de la publicité déterminée en fonction de la navigation de l’utilisateur.
    Nous n’utilisons pas de cookies publicitaires. Si nous décidons de le faire ultérieurement, nous vous demanderons votre accord avant de les déposer. Vous aurez en outre la possibilité de vous informer sur leur nature, de les accepter ou de les refuser.

 

  • Les cookies statistiques sont créés par des outils de statistiques et de mesure d’audience. Ces cookies permettent par la collecte et la communication d’informations de manière anonyme, à comprendre comment vous interagissez avec notre site internet.
    Nous utilisons des cookies statistiques. Vous pouvez faire opposition à l’utilisation de ces cookies.
    Nous vous rappelons à toutes fins utiles qu’il vous est possible de vous opposer au dépôt de cookies en configurant votre navigateur. Un tel refus pourrait toutefois empêcher le bon fonctionnement de l’Application.

12. Accès à vos données à caractère personnel

 Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, et au RGPD, vous disposez du droit d’obtenir la communication et, le cas échéant, la rectification ou l’effacement des données vous concernant en vous adressant à :

  • adresse de courrier électronique : administratif@kobustech.com
  • adresse de courrier postal  : Kobus Tech, à l’attention de Sonia Perelroizen, 18 rue du Faubourg Saint Martin, 75010 Paris

Il est rappelé aux personnes dont les données sont collectées sur le fondement de notre intérêt légitime, comme mentionné à l’article 5, qu’elles peuvent à tout moment s’opposer au traitement des données les concernant, et notamment à l’utilisation des cookies statistiques et marketing prévus à l’article 11. Nous pouvons toutefois être amenés à poursuivre le traitement s’il existe des motifs légitimes pour le traitement qui prévalent sur vos droits et libertés ou si le traitement est nécessaire pour constater, exercer ou défendre nos droits en justice.

13. Droit de définir des directives relatives au traitement des données après votre mort

Vous disposez du droit de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données à caractère personnel après votre mort.

Ces directives peuvent être générales, c’est-à-dire qu’elles portent alors sur l’ensemble des données à caractère personnel qui vous concernent. Elles doivent dans ce cas être enregistrées auprès d’un tiers de confiance numérique certifié par la CNIL.

Les directives peuvent aussi être spécifiques aux données traitées par notre société. Il convient alors de nous les transmettre aux coordonnées suivantes :

  • adresse de courrier électronique : administratif@kobustech.com
  • adresse de courrier postal : Kobus Tech, à l’attention de Sonia Perelroizen, 18 rue du Faubourg Saint Martin, 75010 Paris

En nous transmettant de telles directives, vous donnez expressément votre consentement pour que ces directives soient conservées, transmises et exécutées selon les modalités prévues aux présentes.

Vous pouvez désigner dans vos directives une personne chargée de leur exécution. Celle-ci aura alors qualité, lorsque vous serez décédé(e), pour prendre connaissance desdites directives et nous demander leur mise en œuvre. A défaut de désignation vos héritiers auront qualité pour prendre connaissance de vos directives à votre décès et nous demander leur mise en œuvre.

Vous pouvez modifier ou révoquer vos directives à tout moment, en nous écrivant aux coordonnées ci-dessus.

14. Portabilité de vos données à caractère personnel

 Vous disposez d’un droit à la portabilité des données à caractère personnel que vous nous aurez fournies, entendues comme les données que vous avez déclarées activement et consciemment dans le cadre de l’accès et de l’utilisation des services, ainsi que des données générées par votre activité dans le cadre de l’utilisation des services. Nous vous rappelons que ce droit ne porte pas sur les données collectées et traitées sur une autre base légale que le consentement ou l’exécution du contrat nous liant.

Ce droit peut être exercé gratuitement, à tout moment, et notamment lors de la fermeture de votre compte sur l’Application, afin de récupérer et de conserver vos données à caractère personnel.

Dans ce cadre, nous vous adresserons vos données à caractère personnel, par tous moyens jugés utiles, dans un format ouvert standard couramment utilisé et lisible par machine, conformément à l’état de l’art.

 

15. Introduction d’une réclamation devant une autorité de contrôle

Vous êtes également informés que vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente, (la Commission Nationale Informatique et Libertés pour la France), dans l’Etat membre dans lequel se trouve votre résidence habituelle, votre lieu de travail ou le lieu où la violation de vos droits aurait été commise, si vous considérez que le traitement de vos données à caractère personnel objet de la présente charte constitue une violation des textes applicables.

Ce recours pourra être exercé sans préjudice de tout autre recours devant une juridiction administrative ou juridictionnelle. En effet, vous disposez également d’un droit à un recours administratif ou juridictionnel effectif si vous considérez que traitement de vos données à caractère personnel objet de la présente charte constitue une violation des textes applicables.

 

16. Limitation du traitement

 Vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos données personnelles, dans les cas suivants :

  • Pendant la durée de vérification que nous mettons en œuvre, lorsque vous contestez l’exactitude de vos données à caractère personnel,
  • Lorsque le traitement de ces données est illicite, et que vous souhaitez limiter ce traitement plutôt que supprimer vos données,
  • Lorsque nous n’avons plus besoin de vos données personnelles, mais que vous souhaitez leur conservation pour exercer vos droits,
  • Pendant la période de vérification des motifs légitimes, lorsque vous vous êtes opposés au traitement de vos données personnelles.

 

17. Modifications

 Nous nous réservons le droit, à notre seule discrétion, de modifier à tout moment la présente charte, en totalité ou en partie. Vous serez informé de ces modifications par email.

Ces modifications entreront en vigueur à compter de la publication de la nouvelle charte. Votre utilisation de l’Application suite à l’entrée en vigueur de ces modifications vaudra reconnaissance et acceptation de la nouvelle charte. A défaut et si cette nouvelle charte ne vous convient pas, vous ne devrez plus accéder à l’Application.

 

18. Entrée en vigueur

 La présente charte est entrée en vigueur le 15 novembre 2019.