Lancé en 2019, Gustave est un nouvel acteur du paysage numérique de la kinésithérapie. Sa proposition ? Elle vous permet d’identifier et de relancer les fameuses séances impayées. Tout un programme ! 

Nous retrouvons aujourd’hui Baptiste, un des cofondateurs pour en savoir plus sur leur proposition et leur vision de demain. 

Petite présentation personnelle !

Je suis Baptiste Tournois, co-fondateur de l’application Gustave. Je suis développeur web depuis 2012 et j’ai eu l’occasion d’évoluer au sein de plusieurs startups qui développent des applications web ou mobiles.

Ma compagne, Delphine, est kiné. En la voyant perdre beaucoup de temps à cause de son logiciel, je me suis demandé si je ne pouvais pas lui créer un petit outil pour lui permettre de gagner du temps dans son quotidien. Ainsi, pendant quelques semaines, j’ai travaillé en tant que secrétaire de son cabinet afin de comprendre son métier. J’ai rapidement identifié un certain nombre de points de friction qui pouvaient être largement atténués grâce à un logiciel.

J’ai ainsi créé un prototype qui a été très bien accueilli par les kinés de son cabinet et qui m’a donné envie d’aller plus loin.

Comment est-ce que l’équipe s’est formée ?

J’ai parlé du projet autour de moi, et Benoit, ingénieur développeur, avec qui j’ai déjà travaillé, a tout de suite été très intéressé par le projet. Il m’a donc rejoint pour gérer la partie technique du projet.

François-Xavier, avec qui j’avais également travaillé, m’a conseillé au début sur la stratégie commerciale et nous a aussi rapidement rejoints.

Enfin, ma compagne complète l’équipe pour apporter sa vision métier, en tant que kinésithérapeute.

Qu’est-ce que Gustave ?

Nous avons rapidement réalisé que de nombreux kinés avaient beaucoup de séances impayées (séances effectuées, mais pas facturées) et que cela représentait un manque à gagner conséquent.

Gustave est une application dont l’objectif est d’aider les kinés à gérer leurs impayés. Elle récupère automatiquement des données dans le logiciel de facturation et met en évidence les séances qui ont été effectuées et non facturées. Elle propose relancer le patient par téléphone, SMS ou mail, pour qu’il vienne régler ses séances. Elle fonctionne en ligne, ce qui permet d’effectuer ces tâches n’importe où, comme dans les transports, à la maison, dans un café etc…

Elle propose également un suivi au quotidien des patients et de la facturation de leurs séances. Elle permet à ceux qui gèrent leur emploi du temps dans leur logiciel kiné de consulter leur agenda en ligne. Un kiné malade qui ne peut pas assurer ses rendez-vous de la journée peut ainsi contacter ses patients facilement sans bouger de son lit.

Un chiffre important à partager ?

Nous avons commencé notre projet en analysant le montant total des impayés du cabinet de ma compagne et les résultats étaient édifiants : tous les kinés avaient plusieurs milliers d’euros d’impayés et pour l’un d’entre eux cela représentait 12 000 euros !

Nous avons cherché à identifier la cause de ces impayés. Il est apparu qu’ils n’avaient pas de moyen simple de savoir où en était chaque patient dans son traitement et dans le règlement de ses séances. C’est parfois le patient lui-même qui signalait à son kiné qu’il avait des séances à régler.

Quand tu dis relances, est-ce que tu parles de messages tout prêts que le kiné peut envoyer en un clic ?

Oui, nous proposons aux kinés des messages prêts à être envoyés mais nous laissons la possibilité de les modifier avant de les envoyer. Nous avons amélioré ces messages au fur et à mesure et, grâce à nos statistiques, nous pouvons maintenant dire qu’ils ont fait leur preuve.

Si on prend l’exemple du kiné qui avait 12 000 euros d’impayés, qu’est-ce que Gustave lui a permis de faire ?

Pour des raisons de confidentialité, nous ne disposons pas du montant total d’impayés récupéré par chaque utilisateur de notre plateforme. Mais nous avons discuté avec lui et cela l’a encouragé et l’a poussé à oser relancer ses patients. Il a ainsi récupéré plusieurs milliers d’euros d’impayés.

En outre, grâce au suivi quotidien, cela lui a permis de poser davantage un cadre avec ses patients concernant le paiement et de ne plus attendre la fin de longs traitements pour commencer à se faire payer, l’objectif étant de ne pas générer de nouveaux impayés.

Est-ce que vous avez des chiffres à me donner pour montrer l’efficacité de Gustave ?

En 2019, nos clients ont récupéré en moyenne 1 400 €. Le plus efficace d’entre eux nous a dit avoir dépassé les 10 000 € en un an ! Sachant qu’un abonnement coûte 300 € à l’année, c’est largement rentable !

Comment gérez-vous les patients récalcitrants qui ne veulent pas payer leurs séances ? Aidez-vous les kinés à mener une action en justice ?

Nous observons qu’une grande majorité des patients se mobilise pour régler ses séances dès la première relance. Ils sont généralement gênés d’avoir des dettes. Quand ce n’est pas le cas, nous suggérons d’envoyer un deuxième message qui est un peu plus insistant pour montrer sa détermination.

Quand cela ne fonctionne pas, nous avons remarqué que proposer une solution de paiement à distance (virement bancaire, Lydia, …) permet souvent de régler le problème du déplacement au cabinet, frein très fréquent.

Si cela n’aboutit toujours pas, c’est peut-être le moment de renoncer à récupérer ces impayés en se disant que les actions supplémentaires coûteraient cher et demanderaient davantage d’efforts. Notons cependant que cela ne représente que quelques rares cas. Pour éviter que cela se reproduise à l’avenir, nous aidons le kiné au quotidien pour réduire les risques d’impayés.

Vous faites aussi de la prévention ?

Oui, parce que le meilleur moyen pour ne pas avoir d’impayés et d’avoir une gestion rigoureuse au quotidien en facturant plus régulièrement. Cela permet de limiter le risque d’impayés en sensibilisant le patient au fait qu’il doit payer et en réduisant le nombre de séances non payées avec chaque patient.

Nous avons aussi remarqué qu’il est plus facile de récupérer des impayés récents. En effet, quand cela fait plusieurs mois que le patient a terminé son traitement, il ne se souvient plus vraiment si il avait payé ou pas et il se sent moins concerné. Nous mettons en évidence les patients perdus de vue récemment pour les relancer au plus tôt et ainsi optimiser ses chances de réussite.

Et après ? Est-ce que vous voulez vous attaquer à d’autres problématiques que la gestion d’impayés ?

D’une manière générale, notre objectif est d’automatiser autant que possible la gestion d’un cabinet de sorte à réduire le temps passé à effectuer ces tâches et à gagner en sérénité de gestion.

Il reste encore beaucoup de problématiques à adresser dans le domaine des impayés. Nous pourrions parler par exemple des impayés liés aux remboursements par la sécurité sociale ou les mutuelles. Sans sortir du créneau que nous occupons aujourd’hui, nous nous sommes rendu compte que de plus en plus de praticiens utilisent un outil de gestion de rendez-vous tiers (tel que Doctolib). Ces systèmes n’étant pas liés au logiciel de facturation, il est nécessaire de pointer manuellement toutes les séances effectuées dans le logiciel de facturation. Tout oubli ou toute erreur de pointage est une source d’impayés. Nous sommes en train de mettre au point un système pour détecter de telles erreurs et s’assurer que toutes les séances sont bien pointées.

Quelques mots pour conclure ?!

Nous voulons nouer des partenariats avec d’autres applications telles que App’Ines (pour trouver un remplaçant), des applications de gestion d’exercices, et pourquoi pas Kobus (rires dans la salle). Le point commun à toutes ces solutions est qu’elles cherchent à simplifier le quotidien des kinés.

A terme, nous aimerions qu’elles communiquent entre elles pour éviter la double saisie des données mais aussi pour former un ensemble cohérent et éviter autant que possible l’apprentissage d’une nouvelle application.

Pour poser une première pierre de ce partenariat, nous offrons aux utilisateurs de Kobus une réduction de 10 € TTC pendant 3 mois. Vous pouvez l’activer en utilisant le code promo KOBUS-NOUVEL-AN-2020 (valide jusqu’à fin février).

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